Privacypraktijken

(A) Deze privacykennisgeving

In deze kennisgeving wordt beschreven hoe Digital Realty uw persoonlijke informatie verzamelt, gebruikt, deelt en/of anderszins verwerkt in overeenstemming met alle toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming in de landen en regio's waarin wij actief zijn en in de context van onze bedrijfsactiviteiten. Het is gericht tot alle personen buiten onze organisatie met wie wij in wisselwerking staan (samen, "u"). Gedefinieerde termen die in deze kennisgeving worden gebruikt, worden uitgelegd in deze kennisgeving of in sectie (O) hieronder.

Wanneer wij de term "Persoonsgegevens" gebruiken, bedoelen wij informatie die betrekking heeft op u als individu en die ons in staat stelt u te identificeren, hetzij rechtstreeks, hetzij in combinatie met andere informatie waarover wij mogelijk beschikken.

Deze kennisgeving kan van tijd tot tijd worden aangepast of bijgewerkt ten gevolge van wijzigingen in onze praktijken ten aanzien van het verwerken van persoonlijke gegevens, of wijzigingen in de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij zullen u op de hoogte brengen in geval van materiële wijzigingen. We raden u aan deze kennisgeving nauwlettend te lezen. Als u vragen hebt over hoe Digital Realty uw gegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met het Digital Realty Privacy Team. Zie sectie (N) voor relevante contactgegevens.

(B) Uw relatie met ons

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij Persoonsgegevens over u als individu verzamelen of verkrijgen in de volgende situaties:

• Als bezoeker van onze kantoorlocaties en/of datacenterfaciliteiten
• Wanneer u gebruik maakt van en/of contact heeft met ons via onze websites of via sociale media
• In het kader van onze zakelijke relatie (met inbegrip van, maar niet beperkt tot klant, leverancier, dienstverlener)
• Als geregistreerde vertegenwoordiger van een klant die onze portalen gebruikt en er toegang toe heeft
• Als gemachtigde vertegenwoordiger van onze klanten, leveranciers of dienstverlener(s) die toegang hebben tot onze beveiligde datacenterfaciliteiten
• Als een kandidaat in ons wervingsproces
• Als een zakelijke vertegenwoordiger die met ons correspondeert via e-mail, voicemail of audio- of videoconferentie
• Als vertegenwoordiger van een zakelijke prospect die interesse toont in onze diensten
• Als deelnemer aan onze conferenties, evenementen en leersessies

(C) Verzamelen van persoonlijke gegevens

Wij kunnen persoonsgegevens van u en over u verzamelen of verkrijgen uit verschillende bronnen. Wij beperken het verzamelen van persoonsgegevens tot wat nodig is om de doelstelling(en) te bereiken waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Rechtstreeks van u:

• Gegevens die u aan ons verstrekt: Wij verkrijgen persoonsgegevens wanneer contactgegevens aan ons worden verstrekt (bijv. in het kader van een contractuele zakelijke relatie, hetzij door registratie op de website, per e-mail of telefoon, hetzij op enige andere wijze, of wanneer u ons uw contactgegevens verstrekt tijdens een bedrijfs- of handelsevenement, of als kandidaat in het wervingsproces).
• Relatiegegevens: Wij verzamelen of verkrijgen persoonsgegevens in het gewone verloop van onze contractuele relatie met u (bijv. wij verlenen een dienst aan u, of aan uw werkgever).

Niet rechtstreeks van u:

• Veiligheidsgegevens: Wij verzamelen informatie over uw bezoeken aan onze datacenterfaciliteiten en andere gebouwen, waaronder registraties van de locaties die zijn bezocht en de inloggegevens die zijn verwerkt ("datacentertoegangsregistraties"), en CCTV-beelden die zijn vastgelegd tijdens uw bezoek aan onze datacenters.
• Websitegegevens: Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen of automatisch verkrijgen wanneer u onze websites of onze portalen bezoekt, of wanneer u gebruik maakt van de functies of middelen die beschikbaar zijn en geassocieerd zijn met onze websites.
• Registratie- en toegangsgegevens: Wij verzamelen of verkrijgen persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van, of zich registreert voor het gebruik van, onze websites, portalen of diensten, met inbegrip van gegevens over uw interacties met ons, zoals gegevens over uw toegang tot onze portalen.
• Relatiegegevens via uw werkgever of uw agent: Wij verzamelen of verkrijgen persoonsgegevens van onze klanten, leveranciers en dienstverleners die uw gegevens aan ons verstrekken als uw werkgever of als uw agent.

Indirect via een derde partij:

• Informatie via derden: Wij kunnen uw persoonsgegevens verzamelen of verkrijgen via derden, met inbegrip van doch niet beperkt tot kredietinformatiebureaus, wetshandhavingsinstanties en marketingbedrijven.
• Inhoud en reclame-informatie: Als u interactie hebt met inhoud of reclame van derden op een website (met inbegrip van plugins en cookies van derden), kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van de desbetreffende externe aanbieder van die inhoud of reclame.

Kinderen:

Onze websites, producten en diensten zijn niet bedoeld voor gebruik door minderjarigen en Digital Realty verzamelt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

(D) Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en verwerkingsactiviteiten

(E) Rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens, zoals beschreven in sectie (D), verwerken op basis van een van de volgende rechtsgrondslagen. Deze rechtsgrondslag kan afhankelijk zijn van de specifieke context en het doel waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, en is onderworpen aan het toepasselijke recht.

Uitvoering van een contract - Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om contractuele verplichtingen voor te bereiden, aan te gaan en uit te voeren:

• In het kader van onze contractuele zakenrelatie
• Met betrekking tot de uitvoering van de gecontracteerde diensten

Gerechtvaardigde belangen - Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor onze gerechtvaardigde belangen zoals wettelijk is toegestaan, voor zover deze gerechtvaardigde belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, fundamentele rechten of vrijheden (zie sectie (M)). Dergelijke legitieme belangen omvatten het volgende:

• Verbetering van onze diensten
• Het verstrekken van informatie over onze producten en/of diensten aan onze klanten, potentiële klanten en andere belangstellenden
• Zorgen voor de beveiliging van onze datacenterfaciliteiten
• Zorgen voor netwerk- en informatiebeveiliging
• Voorkomen en opsporen van fraude
• Voor administratieve en wettelijke nalevingsdoeleinden

Uw toestemming - Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, die vrijwillig en op een bevestigende manier is gegeven. Uw toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Voorbeelden van gevallen waarin wij op toestemming vertrouwen, zijn onder meer, maar niet uitsluitend, de volgende situaties:

• Wanneer u zich aanmeldt voor het ontvangen van geselecteerde marketingcommunicatie over onze producten en diensten en/of promotiemateriaal
• Wanneer u het gebruik van cookies en soortgelijke traceringstechnologieën aanvaardt wanneer u onze websites en portaals bezoekt
• Wanneer u een sollicitant bent in ons aanwervingsproces
• Wanneer u, als vertegenwoordiger van een klant, instemt met het delen van uw zakelijke contactgegevens met een of meer andere klanten voor bedrijfsgerelateerde doeleinden

Om te voldoen aan een wettelijke verplichting - Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Dit omvat de volgende situaties:

• Om te voldoen aan onze administratieve en fiscale verplichtingen
• Om te voldoen aan onze verplichtingen volgens de bevelen van de lokale gezondheidsdiensten

Bescherming van vitale belangen - Wij kunnen uw persoonsgegevens nodig hebben om uw belangen of de belangen van anderen te beschermen, bijvoorbeeld om contact op te nemen met de hulpdiensten in geval van een ongeval of incident in ons datacenter of onze kantoorfaciliteiten.

(F) Delen van persoonsgegevens met derden

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen in de volgende situaties met derden delen:

• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met onze gecontracteerde dienstverleners, leveranciers en andere externe verwerkers, die namens ons handelen en uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze voorafgaande gedocumenteerde instructies. Deze dienstverleners mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor zover dat nodig is om ons hun diensten te verlenen. Wanneer wij dienstverleners inschakelen, nemen wij alle redelijke en passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de persoonsgegevens worden beschermd, samen met alle aanvullende vereisten krachtens de toepasselijke wetgeving. De lijst van verwerkers aan wie wij persoonsgegevens verstrekken en het bijbehorende doel kunt u vinden op onze website.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere entiteiten binnen de Digital Realty groep, voor legitieme zakelijke doeleinden en voor de exploitatie van onze websites en het leveren van onze diensten aan u, in overeenstemming met onze contractuele verplichtingen en de toepasselijke wetgeving.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere klanten op basis van uw voorafgaande toestemming (bijv. voor kruisverbindingsdoeleinden binnen onze datacenterfaciliteiten of om interactie binnen de Digital Realty Marketplace mogelijk te maken).
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen in het kader van een (potentiële) zakelijke transactie, zoals een transactie om ons bedrijf te kopen, verkopen, fuseren of anderszins te reorganiseren.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met gerechtelijke autoriteiten en externe adviseurs indien dit noodzakelijk is in verband met juridische procedures, en voor het onderzoeken, opsporen of voorkomen van strafbare feiten.
• Wij behouden ons het recht voor om uw persoonsgegevens bekend te maken aan de autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, voor zover wij van mening zijn dat dit redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en/of het in het belang is van de rechten, eigendommen of veiligheid van onze werknemers, klanten of het publiek.

Digital Realty verkoopt geen persoonlijke gegevens aan derde partijen.

(G) Doorgifte van persoonsgegevens op internationaal niveau, met inbegrip van doorgifte vanuit de EER naar landen buiten de EER

Vanwege de internationale aard van onze activiteiten kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven binnen de Digital Realty groep, en aan externe gegevensverwerkers zoals vermeld in sectie (F) hierboven voor de specifieke doeleinden die in sectie (D) in deze kennisgeving worden uiteengezet. Om deze reden kunnen wij persoonsgegevens overdragen aan andere landen waar andere wetten en vereisten inzake gegevensbescherming gelden dan in het land waar u zich bevindt. Wij voldoen aan alle relevante wetten met betrekking tot de overdracht van uw persoonsgegevens tussen landen om uw gegevens te beschermen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens vanuit de EER doorgeven aan ontvangers in een land buiten de EER dat door de Europese Commissie niet wordt erkend als een land met een passende rechtsmacht, doen wij dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. In de toepasselijke standaardcontractbepalingen worden de rechten en plichten uiteengezet van ons als verantwoordelijke partij en van de ontvangende partij om te zorgen voor passende gegevensbeschermingswaarborgen voor de overdracht aan de ontvangende partij. Zij omvatten ook specifieke technische en organisatorische maatregelen die door de ontvangende partij worden toegepast om ervoor te zorgen dat de beveiliging van de persoonsgegevens in wezen gelijkwaardig zal zijn aan de GDPR-vereisten (zie ook onder sectie H).

Voor internationale gegevensoverdrachten van onze Britse organisatie naar ontvangers in niet-EER-landen zullen wij gebruik maken van de International Data Transfer Agreement (IDTA) van de ICO of het International Data Transfer Addendum naar Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.

U kunt een exemplaar van onze standaardcontractbepalingen verkrijgen via de contactgegevens van de entiteit in sectie (N) hieronder.

(H) Gegevensbescherming

Digital Realty maakt gebruik van passende fysieke, technische en organisatorische controles binnen onze organisatie die zijn ontworpen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Onze controles worden periodiek beoordeeld en geëvalueerd door zowel interne als externe auditors. Het algemene programma wordt regelmatig geëvalueerd om ervoor te zorgen dat de juiste voorzorgsmaatregelen worden genomen voor de steeds veranderende cyberomgeving.

(I) Gegevensnauwkeurigheid

We doen er in redelijkheid alles aan om ervoor te zorgen dat:

• Uw persoonsgegevens die wij verwerken nauwkeurig zijn en, waar nodig, worden bijgewerkt; en
• Indien uw persoonsgegevens die wij verwerken onjuist blijken te zijn, gelet op de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, worden deze onverwijld gewist of gecorrigeerd.

Van tijd tot tijd kunnen wij u vragen de juistheid van uw persoonlijke gegevens te bevestigen.

(J) Gegevensminimalisering

Wij nemen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken beperkt blijven tot de persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn in verband met de in deze kennisgeving uiteengezette doeleinden.

(K) Bewaren van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is of wettelijk is toegestaan in verband met de doeleinden onder sectie (D) waarvoor uw persoonsgegevens zijn verkregen. De criteria voor het bepalen van onze bewaartermijnen omvatten:

• De duur van een lopende zakenrelatie met u
  • Wanneer wij diensten verlenen en/of een contract uitvoeren met u en/of uw werkgever
  • Wanneer u rechtmatig in onze mailinglijst bent opgenomen en u zich niet hebt uitgeschreven
• Wanneer wij een rechtmatig belang hebben bij het verwerken van de persoonsgegevens met het oog op de exploitatie van ons bedrijf en het nakomen van onze verplichtingen jegens u en/of uw werkgever
• Wanneer er sprake is van een beperkte bewaartermijn overeenkomstig de toepasselijke lokale wet- en regelgeving
  • CCTV opnames voor fysieke beveiliging van onze datacenters
  • Biometrische gegevens met betrekking tot de beveiligde toegang tot datacenters
  • Persoonsgegevens van sollicitanten tijdens de aanwervingsprocedure (de arbeidsrechtelijke beperkingen verschillen per land)
  • Indien van toepassing, elke andere verwerking van persoonsgegevens waarbij de lokale wet- of regelgeving een beperkte bewaartermijn voorschrijft
• In overeenstemming met de wettelijke verplichtingen waaraan wij volgens de toepasselijke wetgeving zijn onderworpen, hebben wij wettelijke minimumtermijnen
  • b.v. om uw persoonsgegevens te bewaren voor bedrijfsadministratie, administratieve en fiscale vereisten
• Bescherming van onze rechtspositie
  • Om bewijsmateriaal te bewaren gedurende een toepasselijke verjaringstermijn onder de toepasselijke wetgeving (elke periode gedurende welke een persoon een rechtsvordering tegen ons zou kunnen instellen in verband met uw persoonsgegevens, of gedurende welke uw persoonsgegevens relevant zijn voor de verdediging van onze belangen in het kader van gerechtelijke procedures)

Zodra de bewaartermijnen zijn verstreken, zullen wij de desbetreffende persoonsgegevens permanent en veilig wissen, vernietigen of anonimiseren.

(L) Cookies en soortgelijke technologieën

Wanneer u onze website bezoekt of een van onze portalen gebruikt, kunnen wij cookies op uw apparaat plaatsen of cookies lezen die al op uw apparaat staan, onder voorbehoud van het verkrijgen van uw toestemming waar dat vereist is, en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. We gebruiken cookies om informatie over uw apparaat, uw browser en, in sommige gevallen, uw voorkeuren en surfgewoonten vast te leggen. Wij verwerken persoonsgegevens via cookies en vergelijkbare technologieën, in overeenstemming met ons Cookiebeleid.

(M) Uw rechten en hoe u die kunt uitoefenen

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy, kunt u verschillende rechten hebben met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder:

• Het recht om te weten of wij uw persoonsgegevens verwerken, en zo ja,
• Het recht om toegang te vragen tot, of kopieën te ontvangen van, uw persoonsgegevens, samen met informatie over de aard, de doeleinden van de verwerking en met wie wij uw persoonsgegevens hebben gedeeld.
• Het recht om rectificatie te vragen van onnauwkeurigheden in uw persoonsgegevens.
• het recht om, vanwege legitieme redenen, te vragen om
  • Het wissen van uw persoonsgegevens en/of het recht om te worden vergeten, en
  • Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (bijv. voor direct marketing doeleinden).
• Het recht om bepaalde persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, voor zover van toepassing (het recht op overdraagbaarheid - onder de GDPR).
• Het recht om bezwaar te maken tegen besluiten die uitsluitend met behulp van de computer worden genomen of tegen andere vormen van geautomatiseerde verwerking (met inbegrip van profilering) die voor u rechtsgevolgen of soortgelijke ingrijpende gevolgen hebben.
• Wanneer de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, het recht om uw toestemming voor die verwerking in te trekken (waarbij moet worden aangetekend dat intrekking geen gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de datum van intrekking).
• Het recht om klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Inwoners van de EU: de lokale gegevensbeschermingsautoriteit van uw EU-lidstaat, of bij onze belangrijkste gegevensbeschermingsautoriteit in de EU, gevestigd in Nederland (AP) via haar website https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

(N) Hoe u contact met ons kunt opnemen

Om een of meer van deze rechten uit te oefenen of om een vraag te stellen over deze rechten of een andere bepaling van deze kennisgeving, of over onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u gebruik maken van het aanvraagformulier of op elk gewenst moment contact met ons opnemen via een van de onderstaande contactgegevens.

Indien vereist door de toepasselijke wetgeving, zullen wij binnen één maand na ontvangst reageren op een geldig verzoek met betrekking tot uw rechten, of binnen drie maanden wanneer een verzoek complex is en/of meer tijd vergt. Houd er rekening mee dat:

• In sommige gevallen zal het nodig zijn uw identiteit aan te tonen voordat wij uitvoering kunnen geven aan de geschetste rechten, en
• Wanneer op grond van uw verzoek aanvullende feiten moeten worden vastgesteld (bijvoorbeeld of een verwerking niet in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving), zullen wij uw verzoek onverwijld onderzoeken.

Contactgegevens

Voor de doeleinden van deze kennisgeving zijn de relevante verantwoordelijken voor de verwerking de aan Digital Realty Trust Inc. gelieerde ondernemingen, met inbegrip van de Interxion EMEA-groep.

(O) Definities

• 'Adequate jurisdictie' betekent een rechtsgebied dat door de Europese Commissie formeel is aangewezen als gebied met een adequaat beschermingsniveau voor persoonlijke gegevens.
• 'Cookie' betekent een klein bestand dat op uw apparaat wordt geplaatst wanneer u een website of portaal bezoekt (inclusief onze websites en portalen). In deze kennisgeving omvat een verwijzing naar een 'cookie' gelijksoortige technologieën zoals webbakens en transparante gif-bestanden.
• 'Beheerder' betekent de entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In veel rechtsgebieden is de verantwoordelijke voor de verwerking primair verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
• 'Gegevensbeschermingsautoriteit' betekent een onafhankelijke openbare autoriteit die wettelijk belast is met het toezicht op de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.
• 'EER' betekent de Europese Economische Ruimte.
• 'Persoonlijke gegevens' betekent gegevens die een persoon betreffen, of waarmee een persoon direct of indirect identificeerbaar is, met name wanneer het gaat om een identificerend gegeven zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificerend gegeven of een of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van de betreffende persoon.
• 'Portal' betekent een online portal die informatie of interactieve functionaliteit biedt.
• 'Verwerken', "verwerking" of "verwerkt" betekent alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, al dan niet via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het beperken, uitwissen of vernietigen van gegevens.
• 'Verwerker' betekent een persoon of entiteit die persoonsgegevens namens de beheerder verwerkt (andere dan werknemers van de beheerder).
• 'Profilering' betekent elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bestaande uit het gebruik van persoonsgegevens om bepaalde persoonlijke aspecten met betrekking tot een natuurlijke persoon te evalueren, in het bijzonder om aspecten met betrekking tot de prestaties op het werk, de economische situatie, de gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen van die natuurlijke persoon te analyseren of te voorspellen.
• 'Standaardcontractbepalingen' betekent de modeloverdrachtsbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld of die door een gegevensbeschermingsautoriteit zijn vastgesteld en door de Europese Commissie zijn goedgekeurd (laatste versie EU 2021/914, juni 4, 2021).

• International Data Transfer Agreement (IDTA) and International Data Transfer Addendum (bij de standaard contractuele clausules) duiden op door de ICO, de onafhankelijke gegevensbeschermingsautoriteit van het Verenigd Koninkrijk, vastgestelde en door het Britse parlement goedgekeurde modelovereenkomsten inzake doorgifte worden gebruikt als [een] doorgifte-instrument voor internationale doorgifte van gegevens naar niet-EER-landen.

Voor het laatst bijgewerkt: 3 mei 2022